Arrête de courir après tes clients : mon système IA les relance et les signe à ta place (Tu peux le copier-coller, méthode détaillée ci-dessous )

Tu passes des heures à chercher des clients, à prospecter, à envoyer des messages, à décrocher enfin un “oui”…

Mais la vérité, c’est que même quand tu trouves des leads, tu continues à en perdre – bêtement.
Parce que tu n’as pas de système pour les relancer, les closer, les signer au bon moment. Parce que tu as 5 Excell qui se battent en duel et que tu dois tout faire a la main.
Je connais très bien ca.

J’en ai eu marre. Alors j’ai construit un agent IA qui fait ce boulot pour moi : relances, suivi, signature.

Le meilleur ? Tu peux tout copier-coller aujourd'hui. Pas de code, pas de magie noire.

Je te montre la méthode exacte, étape par étape, captures et process à dupliquer.
Pas de bullshit. Juste du résultat.

J’ai foiré. Toi aussi ? Bienvenue au club…

Avant d’avoir un système qui bossait à ma place, j’étais comme toi.
J’avais toujours l’impression d’être débordé. Je notais tout sur des bouts de papier, dans trois carnets différents, parfois dans un Doc Word sur le drive, parfois j'essaie de retrouver un ancien mail… Et pour le suivi ? Je me disais “je relancerai demain”, ou pire, “je vais m’en souvenir”.

Résultat : des clients chauds qui disparaissaient du radar, des devis envoyés dans le vide, des “je reviens vers toi”… qui ne revenaient jamais.

Le pire ? Je croyais que ça faisait partie du jeu. “C’est normal de galérer, c’est le métier.” Mais la vérité, c’est que je perdais de l’argent et du temps chaque semaine, sans m’en rendre compte. Tu veux un chiffre ? Il m'est arrivé en un mois, j’ai laissé filer 5 clients “chauds” juste parce que j’ai oublié de relancer au bon moment. À 1500 € le projet moyen, ça fait plus de 7 000 € partis en fumée. Tout ça parce que je n’avais pas de système, pas de suivi, pas d’automatisation.

Au final ? Tu peux prospecter autant que tu veux…
Si tu n’as pas de système pour suivre, relancer, transformer, tu gaspilles tout ce que tu as déjà semé.

Le déclic : j’en ai eu marre de subir, alors j’ai changé de méthode

Le déclic, tu veux le savoir ? Un soir, je devais relancer un client chaud. À la place, j’ai maté un Inter-Barça en Ligue des Champions, analyses avant et après match — tu vois le genre. Je me suis dit “je le ferai demain”. Sauf que le lendemain, c’était trop tard. Client disparu. 2000€ qui s’envolent, tout ça pour un match de foot (même si c'était le meilleur match de l'histoire de la CL).

C’est là que j’ai réalisé : le problème, ce n’est pas le talent ou la motivation. C’est juste qu’à force de jongler entre les urgences, les nouveaux prospects et......la vie, on oublie — et ça coûte cher.

J’ai décidé que ce serait la dernière fois. J’ai arrêté de compter sur ma mémoire, mes carnets, mes fichiers éparpillés. Je voulais un truc qui bosse à ma place : un agent IA, automatisé, qui suit, relance, transforme.

Objectif : ne plus jamais perdre un seul client “chaud” pour une raison aussi bête. Et surtout, permettre à n’importe qui de recopier le système, sans coder, sans prise de tête.

Voici le système qui a tout changé (et que tu peux copier-coller aujourd'hui)

Je vais te montrer exactement comment j’ai arrêté de perdre des clients “chauds”. Tout est là, étape par étape. Pas de jargon, pas de blabla, juste du concret.

Est-ce que ce système IA est révolutionnaire ? Non.
Il est simple, volontairement.
Pas de magie, pas d’agent autonome ou integration Chatgpt.
Juste un enchaînement d’étapes claires, pour régler un problème bien réel : les leads qui s’évaporent faute de relance.

Ce n’est pas le futur de l’IA.
Mais c’est une première brique.
Et parfois, une brique bien posée vaut mieux qu’un château qui s’écroule.

1. J’ai posé à plat mon process client (sans tricher)

La plupart des gens croient avoir un “process”, mais en vrai… c’est souvent du freestyle total.

Avant d’automatiser quoi que ce soit, j’ai pris un carnet et j’ai listé, à la mano, TOUTES les actions que je faisais à chaque nouvelle opportunité :

• Où j’entends parler du client (LinkedIn, recommandation, social media, Ads,...)
• Comment je note les infos (mail, carnet, Excel…)
• Comment et quand je relance
• À quel moment j’envoie un devis/prix
• Ce que je fais si le client ne répond pas
• Quand (et comment) je clôture le dossier (gagné ou perdu)

C’est là que tu te rends compte du gouffre entre “ce que tu crois faire” et “ce que tu fais vraiment”. J’avais 4 sources différentes pour mes leads, 5 outils différents (et aucune centralisation ni stratégie de suivi).

2. J’ai construit une base Notion simple et lisible

Fini les 5 Excel qui se battent en duel. J’ai tout centralisé dans une seule base Notion, ultra claire : une page, une seule base de données, et tout le pipeline à portée de main.

Voici les propriétés que j’ai créées :

• Nom du client
• Statut (Nouveau, À relancer, En cours, Signé, Perdu)
• Date 1er contact
• Dernière action
• Prochaine action
• Email
• Montant estimé
• Notes

Ca devrait ressembler à ça

3. J’ai branché Make pour automatiser les relances (le modèle simple)

J’ai commencé par automatiser la base : plus de relance oubliée, plus de “je le ferai demain” qui se transforme en deal perdu. Franchement, c’est comme avoir un stagiaire qui bosse 24h/24 (mais sans te ramener le café malheureusement).

Tu peux télécharger le logiciel ici:
https://www.make.com/en/register?pc=systemegagnant

Voici le scénario Make minimaliste que tu peux installer :

• Chaque matin, Make va chercher dans Notion tous les clients/leads au statut “À relancer” et dont la “dernière action” date d’il y a plus de X jours (genre 7… ou 14 si tu es du genre relax).
• Pour chaque lead trouvé, Make envoie un email automatique, personnalisé avec le prénom, le projet, le bon timing (“Toujours OK pour avancer bla bla?”…)
• Il met à jour la base Notion : nouvelle date dans “dernière action”, passage du statut en “Relancé”.
• Envoie une notification mail pour vérification (en option - je ne l'ai pas fais dans le modèle ci-dessous)

Résultat : même si as la flemme d'ouvrir ton Dashboard Notion parce que tu mates Netflix ou la Ligue des Champions, ton agent IA fait le boulot à ta place, 365 jours/an.

Ci dessous à quoi ressemblera le scénario Make :

3 bis. De la relance simple au tunnel de vente automatisé : mon agent IA passe la seconde

Une fois la relance “de base” en place, j’ai voulu aller plus loin. Pourquoi se contenter de relancer une fois, quand tu peux créer un vrai tunnel qui travaille pour toi ?

Voici comment j’ai scalé mon système :

• Relance 1 : Email classique, rappel personnalisé (“Salut X, Produit Y, avantages, bla bla..”)
• Pas de réponse après 5 jours ? Relance 2, angle différent (“Je t’envoie une ressource qui peut t’aider…”)
• Encore rien après 10 jours ? Relance 3, offre alternative ou promo (“Tu hésites ? Voilà une offre exclusive pour te décider avant X date…”)
• Toujours rien : passage en “Lead froid”, mais réactivation planifiée dans un prochain temps (“Juste pour info, voici nos nouveautés…” quand il se remettra de ses émotions)

Tout ça, c’est Make qui pilote, avec des filtres, des délais (“Wait”), des emails différents selon la séquence, et une mise à jour dynamique dans Notion.

Résultat : tu passes du mode hamster (“je prospect, je relance, j'attends, je relance,…”) à la machine qui signe pendant que tu travailles sur l'amélioration de ton produit, ou simplement boire ton café.

Ci dessous à quoi ressemblera le scénario Make :

Astuce: tu peux ajouter une logique “score” ou “tags” dans Notion, pour personnaliser encore plus les séquences (“client chaud = plus de relances rapprochées”, “client historique = offres VIP”, etc.) Bref, ton agent IA ne fera peut-être pas le café, mais il s’occupera mieux de tes clients que la plupart des agences surcotées.

4. J’ai testé, ajusté, et documenté (oui, même les ratés)

Un agent IA, c’est génial sur le papier… mais dans la vraie vie, il va te faire quelques blagues (surtout au début). Mon premier scénario Make a envoyé le même mail trois fois à un prospect — résultat : il m’a répondu “Ok, c’est bon, j’ai compris, t’es motivé !”

Donc, avant d’envoyer quoi que ce soit à un vrai client, je commence toujours par tester sur ma propre adresse mail. Pas question de cramer ma crédibilité pour une virgule mal placée ou une variable foireuse.

À chaque mail reçu, je décortique : contenu, personnalisation, timing, liens. Oui, ça m’est arrivé d’envoyer un “Bonjour [Prénom], …” parce que j’avais oublié une variable. Grand moment de solitude — mais au moins, personne d’autre n’a vu le carnage.

Ensuite, j’ajuste : délais, filtres, modules Make, tout y passe jusqu’à ce que le process soit fluide et humain. Je ne me contente pas de cliquer sur “ça marche” : je veux voir un vrai mail, avec le bon prénom, au bon moment, pas une séquence robotique.

Chaque bug devient une règle à ajouter dans ma doc Notion. Ça m’évite de recommencer les mêmes bêtises, et ça sert de base pour mes prochains templates et projets clients.

Franchement : tu progresseras 10x plus vite en corrigeant trois vrais fails qu’en lisant trente posts LinkedIn qui te parlent de “mindset productif”. Le chemin se fait cheminant...ty dois y passer des heures au début à débuger les erreurs et comprendre la logique, alors passe à la prise en main des logiciels et les tests asaaaap !!!

Le vrai “système gagnant” : passe à l’action, même bancale

Tu viens de voir comment j’ai arrêté de perdre des clients chauds à cause d’un simple oubli.
Pas besoin d’être un as du code, ni d’avoir des années d’expérience. Juste un système clair, automatisé, testé et ajusté à ta réalité – même avec tes galères, même avec ton agenda de bon vivant qui ne refuse jamais une sortie avec les potos, même si tu préfères regarder la LDC.

Oui, tu vas rater des trucs au début. Oui, tu vas envoyer deux/trois mails foireux. Mais chaque fail t’amène un cran plus haut, chaque itération te rapproche du système qui bosse vraiment à ta place. Tu as tout dans cet article : process, astuces, modèles – il ne manque plus que tes premiers tests.

Alors, tu fais quoi maintenant ?
Tu ouvres Notion et Make, tu copies le process… et tu fais tourner. Pas demain. Maintenant.

Mini-checklist : Ton “Système Gagnant” en 5 points

❏ Je note tous mes leads au même endroit (adieu les carnets volants)
❏ J’ai centralisé mon suivi dans Notion (statuts, actions, deadlines claires)
❏ J’ai automatisé au moins une relance (même basique) avec Make
❏ Je teste chaque email sur moi-même avant de l’envoyer à un client
❏ J’améliore mon système après chaque bug ou oubli (et je note tout)

Si tu coches ces cases, t’es déjà dans le top 5% des freelances/indé/startups côté suivi client.
Le reste, c’est de l’itération. Maintenant, à toi de jouer.

Si tu veux d’autres guides pour automatiser ton business, booster tes conversions, ou voir comment je vais encore plus loin (prospection, fidélisation, tunnels IA…), abonne-toi à la newsletter. Partage cet article à ton pote freelance qui oublie toujours de relancer ses clients, ou balance-moi tes questions/galères en commentaire.

J’ai fait le boulot, à toi de l’adapter, de le tester… et de revenir m’en parler.